Zgłoszenie biwaku
Biwak jest formą trwającą od 2 do 5 dni organizowaną jako pobyt stały lub wędrowny*.
I. Informacje podstawowe
❖ Komendantem biwaku może być wyłącznie drużynowy/instruktor ZHP.
❖ W poszczególnych metodykach 1 opiekun przypada na:
➢ 15 uczestników – metodyka zuchowa,
➢ 20 uczestników – metodyki inne niż zuchowe,
➢ 10 uczestników – Nieprzetarty Szlak.
❖ W przypadku biwaków zagranicznych 1 opiekun przypada zawsze na 10 uczestników. Biwaki zagraniczne wymagają dodatkowej polisy NNW.
II. Zgłoszenie biwaku
❖ Biwak należy zgłosić najpóźniej na 10 dni przed wyjazdem e-mailowo na adres opole@opolska.zhp.pl (wraz z niezbędnymi załącznikami dostępnymi na stronie WWW hufca).
❖ Dokumenty w formie elektronicznej potrzebne do zgłoszenia biwaku: decyzja o DSCZ, preliminarz, ramowy plan biwaku, lista uczestników oraz zeskanowana karta zgłoszenia biwaku wraz z podpisami opiekunów.
❖ Po dokonaniu zgłoszenia – nie później niż na 3 dni robocze przed wyjazdem – uczestnicy biwaku muszą wpłacić odpłatność za biwak na konto bankowe jednostki.
❖ Zaliczkę na biwak można pobrać na dyżurze w każdy czwartek lub po wcześniejszym umówieniu się ze skarbnikiem hufca.
III. Zatwierdzenie biwaku
❖ Biwaki zatwierdza komendant hufca lub zastępca komendanta ds. programowych w formie elektronicznej – za pośrednictwem poczty e-mail – lub papierowej, najpóźniej na 3 dni przed wyjazdem.
IV. Rozliczenie biwaku
❖ Biwaki rozlicza skarbnik lub komendant hufca w ciągu trzech tygodni od zakończenia biwaku.
❖ Do rozliczenia należy dołączyć dokumenty zgłoszeniowe w oryginale.
V. Na zakończenie
❖ W przypadku wystąpienia jakiegokolwiek nieszczęśliwego wypadku organizator ma obowiązek niezwłocznie poinformować o tym fakcie Komendę Hufca oraz wypełnić protokół powypadkowy.
❖ Nie dopełnienie formalności, poprzez np. nie rozliczenie zaliczki w terminie czy nie zgłoszenie biwaku będzie skutkować konsekwencjami ze strony Komendy Hufca wynikających z uprawnień Statutu ZHP.
❖ Wszelkie odstępstwa od niniejszego dokumentu możliwe są wyłącznie za zgodą komendanta hufca.
Dokumenty potrzebne do zgłoszenia biwaku:
* za wyjątkiem okresu ferii letnich, zimowych i świątecznych, kiedy to wypoczynek dzieci i młodzieży podlega
zgłoszeniu Kuratorium Oświaty na zasadach określonych przez instrukcję HALiZ oraz Komendę Chorągwi Opolskiej.